Les chefs de projet événementiel planifient et exécutent les événements, dirigeant les équipes de la conception initiale de l’événement à sa réussite. Ce rôle nécessite d’excellentes compétences en planification d’événements ainsi que la capacité de définir les jalons et les délais du projet. Il s’agit également de coordonner les équipes et les sous-traitants externes, afin d’assurer un événement réussi et agréable qui répond aux objectifs et aux attentes de l’organisation. Comment devenir chef de projet dans l’événementiel ?
Plan de l'article
Tâches et responsabilités du chef de projet événementiel
Si les responsabilités du chef de projet événementiel peuvent évoluer en fonction de son organisation et d’un événement à l’autre, la plupart des postes partagent plusieurs missions essentielles.
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Développer le concept et le plan de l’événement
Au début du processus de planification de l’événement, la tâche principale du chef de projet événementiel est de développer un concept d’événement et un plan global. Travaillant en étroite collaboration avec un client interne ou externe, le chef de projet événementiel rassemble des informations relatives à l’événement. Il s’agit notamment du nombre d’invités, du but de l’événement ainsi que des préférences en matière de lieu, de nourriture et de décor. Sur la base de ces informations, le chef de projet événementiel élabore des propositions et des concepts à présenter au client.
Sélectionner des éléments d’événement et des fournisseurs
Les chefs de projet événementiels travaillent avec leurs équipes pour sélectionner les éléments de l’événement, en commençant par le lieu lui-même. Ils sélectionnent également des traiteurs, fournissant des informations sur la fréquentation et les attentes pour soutenir les offres des fournisseurs et la planification financière. De plus, le chef de projet événementiel peut prendre des décisions concernant le transport vers et depuis l’événement. Il peut élaborer des estimations des chambres, de la nourriture, des boissons et du transport pour l’événement dans son ensemble.
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Au-delà de tout cela, le chef de projet est en charge de la négociation des contrats, il est chargé de gérer la logistique de l’événement. C’est également lui qui se charge de maintenir les budgets des événements. Il collabore avec les clients avant et pendant les événements.
Compétences et qualifications du chef de projet événementiel
Les chefs de projets événementiels équilibrent la logistique, la gestion financière et les tâches détaillées de planification d’événements. La plupart des chefs de projets événementiels ont au moins une licence et les compétences en planification d’événements, gestion de projet, gestion des relations avec les fournisseurs…
En matière de compétences logistiques, la capacité de prendre des décisions sur plusieurs éléments logistiques d’un événement est essentielle pour les chefs de projets événementiels. Un chef de projet événementiel doit avoir des compétences en gestion du budget ainsi que des compétences en communication.
Chef de projet événementiel : éducation et formation
Bien qu’il n’y ait aucune exigence de formation formelle pour devenir chef de projet événementiel, la plupart des entreprises préfèrent les candidats ayant au moins un baccalauréat. Ensuite, un diplôme en gestion hôtelière ou en planification d’événements est très utile. Une expérience dans la planification d’événements est essentielle dans ce rôle et la certification en gestion de projet peut aider les chefs de projets événementiels à trouver un emploi.
