La numérisation de document s’invite au cœur de l’organisation des administrations publiques et entreprises privées. C’est une démarche qui consiste à digitaliser tous supports physiques utiles dans le service. Globalement, le procédé vise à lutter contre les chronophages afin d’optimiser au mieux le temps. Comment numériser vos plans et archives ? Quels en sont les avantages ? In concreto, suivez pour comprendre ce qu’il en est !
Plan de l'article
La numérisation de plans et archives : enjeux et défis
La numérisation de document (quelle que soit la nature) dans une administration ou entreprise privée s’inscrit tout d’abord dans le cadre d’une gestion optimale des supports. Il en est ainsi en raison des risques de perte, de décomposition et de détérioration. Opter pour la dématérialisation permet de minimiser, voire éliminer toutes ces menaces.
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En second lieu, la dématérialisation des supports physiques s’inscrit dans le cadre de l’optimisation de l’ensemble des activités menées dans une structure. Selon une récente étude, le personnel de service consacre en moyenne 7 heures de temps à la recherche de documents. En un mois, ce temps est estimé à 28 heures puis à 336 heures en un an.
Pour une entreprise qui recherche l’efficacité et surtout l’efficience, c’est un chronophage que de rechercher des documents dans ce contexte. La numérisation des archives s’avère donc nécessaire pour remédier à cela.
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Comment se déroule la digitalisation des différents supports ?
Tendance numérique affichée au sein de plusieurs structures, la dématérialisation des supports physiques se déroule selon une procédure minutieuse et simplifiée. Pour y arriver, les entreprises s’y consacrent personnellement ou bien font appel à un professionnel du domaine.
Eu égard à la délicatesse de la numérisation de plans et d’autres supports complexes, le recours à un spécialiste est conseillé. En premier lieu, un inventaire de l’ensemble des documents physiques à digitaliser est fait afin d’en retenir une liste définitive et d’en établir le plan de dématérialisation.
En deuxième lieu, les documents sont acheminés au lieu de traitement pour une meilleure prise en charge. Pour des raisons de sécurité, il peut être exigé qu’ils soient traités dans l’entreprise, dans un lieu spécialement aménagé pour. Les supports sont en outre numérisés grâce à des scanneurs appropriés. Pour finir, ils sont classés par ordre et mis à la disposition de la structure cliente.
Quels sont les avantages d’une bonne numérisation ?
Les avantages de la dématérialisation des archives et autres documents techniques tels que les plans sont nombreux. Lorsqu’elle est bien réalisée, la digitalisation permet tout d’abord de conserver éternellement les documents. À tout moment et en tout lieu, le personnel peut y avoir accès. Le risque de perte d’informations est donc écarté.
Ensuite, le service d’archives peut également mieux se consacrer désormais à la gestion des différents supports. Plus besoin de se déplacer à tout bout de champ en salle d’archives. À partir d’un ordinateur, les archivistes peuvent suivre, contrôler et prendre soin des différents supports.
En outre, en ce qui concerne la ventilation des informations au sein de l’entreprise, la digitalisation de document est une alternative qui facilite cette tâche. Enfin, la dématérialisation des supports physiques permet de lutter contre la dégradation de l’environnement. Il s’agit en effet d’une démarche écoresponsable qui limite l’usage des feuilles et des cartouches d’encre.
