Parmi les élus qui jouent un rôle clé au sein du comité social et économique figurent le secrétaire aux côtés du président et du trésorier. Ensemble, ils constituent le Bureau du CES, organe directeur du comité.
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Les tâches inhérentes à la fonction de secrétaire se combinent à celles de la fonction élue, ce qui en fait un élément essentiel du bon fonctionnement du CES.
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Qui peut devenir secrétaire du CES ? Comment le désigner ? Quelles sont ses tâches ? Un aperçu du rôle du secrétaire du CES, depuis sa désignation jusqu’à son champ d’action quotidien.
Plan de l'article
Nomination du secrétaire du CES
La procédure reste inchangée depuis la nomination du secrétaire de la CE. Les titulaires et le président votent à main levée ou au scrutin secret pour établir leurs préférences. Cette désignation est organisée de préférence lors de la première réunion du CES afin de permettre au comité d’être opérationnel dès que possible.
Obtenir la majorité absolue signifie le nouveau secrétaire. En cas d’égalité, la personne âgée prévaut en vertu du régime électoral, mais cette condition peut être remplacée par une autre condition lors de la rédaction d’accords portant création du CES.
Bon à savoir
En cas de différend, c’est le Tribunal deGrande Instance (TGI) qui décide.
Les candidats à la fonction de secrétaire ne marient pas un profil particulier, dans la mesure où la loi n’impose aucun critère particulier sauf le statut du fonctionnaire élu : il doit être titulaire. En effet, le rôle de secrétaire n’est pas ouvert à se substituer.
Du côté des qualités recherchées, on se fera un plaisir de privilégier la rigueur, le sens de l’organisation et la propension à gérer son temps parce que les missions du secrétaire sont variées. Une base particulièrement précieuse de compétences est l’expression orale et écrite, ainsi que la prise de notes rapides.
Bon à savoir
Le secrétaire ne peut pas être le trésorier. Ces deux fonctions sont nécessairement attribuées à deux élus différents (article L2315-23 du Code du travail).
Devrions-nous nommer un secrétaire adjoint ?
Cette nomination n’est pas obligatoire mais recommandée dans les grandes structures, afin d’aider le secrétaire dans l’accomplissement de toutes ses tâches. Les conditions de désignation (fonction ouverte ou non aux suppléants, électeurs, etc.) et ses fonctions sont définies dans le règlement intérieur du CES.
Si le secrétaire adjoint désigné est suppléant, il peut remplacer le secrétaire lors des réunions concernées, même s’il n’a pas normalement le droit d’assister. C’est aussi une raison pour laquelle certains CST ne devraient pas ouvrir le poste d’assistant à des suppléants : ils peuvent ne pas avoir une vision globale de tous les échanges tenus lors des réunions pour assurer leur remplacement.
Cependant, le secrétaire adjoint n’est pas nécessairement limité au remplacement du secrétaire indisponible ; il peut se voir confier des missions spécifiques. Certaines entreprises, par exemple, font du Secrétaire adjoint le secrétaire du Comité de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.
Bon à savoir
Plusieurs députés peuvent être nommés.
Quelles heures de délégation pour le secrétaire du CES ?
Le protocole d’accord préélectoral doit mentionner un crédit supplémentaire de temps de délégation au secrétaire, si le CES souhaite lui accorder du temps consacré à l’exercice de ses fonctions. Ce n’est pas obligatoire mais fortement conseillé pour aider cette personne choisie qui est parfois très demandée au quotidien.
Le député peut également se voir accorder des heures de délégation, dans les mêmes conditions, même s’il est suppléant.
Établissement de l’ordre du jour avec le président du CES
L’ une des tâches du CES Le secrétaire établit l’ordre du jour de chaque réunion du CES, conjointement avec le président du CES (l’employeur). L’ordre du jour est une sorte de feuille de route, une liste ordonnée des sujets que les titulaires devront aborder lors de la réunion. Les points non inscrits à l’ordre du jour ne seront pas traités !
Le secrétaire et le président signent l’ordre du jour afin de le sceller définitivement. Le secrétaire dispose alors d’un minimum de trois jours pour l’adresser aux élus. Tout retard plus court empêchera le président de convoquer des élus parce qu’il est considéré qu’ils n’auront pas eu assez de temps pour préparer les sujets de discussion.
Lors de l’élaboration de l’ordre du jour, le secrétaire partage avec l’employeur les attentes et les points que les autres élus aimeraient voir mettre en place. Il s’affirme en tant que porte-parole du forum, en tant qu’intermédiaire de confiance, tant pendant qu’en dehors des réunions. Le secrétaire transmet également aux élus tous les documents nécessaires à leur mandat, de la part de l’employeur, des représentants syndicaux, des prestataires de services, etc.
Cependant, il reste un représentant élu comme tout autre, sans statut spécial ni prérogatives. Il ne prend aucune décision au nom du CES et doit attendre l’approbation de ses pairs sur un sujet avant d’engager une action.
Des missions parfois plus variées
Dans de grandes structures, le secrétaire du CES accomplit des tâches qui le consacrent en tant que chef d’orchestre du CES.
- Gère et supervise les employés du comité ;
- signe des contrats pour le CST ;
- Il assure les formalités administratives ;
- Il tient à jour et gère les dossiers du comité.
Rédaction des procès-verbaux
Une fois que l’ordre du jour a été scellé et communiqué aux élus dans un délai approprié, la réunion du CES a lieu. Il est alors au secrétaire de prendre note de toute la réunion, sans omettre quoi que ce soit :
- Participants et absents de tous les membres invités ;
- Date, heure et lieu ;
- L’ ordre du jour ;
- Questions échangées ;
- Arguments ;
- Les délibérations ;
- Moment des temps de parole ;
- Sessions de vote et délibérations ;
- Les conclusions.
Rédaction d’une réunion PV n’équivaut pas à produire un résumé ou un résumé. Le document doit refléter avec précision le cours et le contenu de la session, sans qu’aucune information ne soit tuée ou diluée.
Bon à savoir
Nous ne devons pas hésiter à transcrire l’atmosphère des échanges et l’ardeur du débat pour compléter cette photographie de la réunion.
L’ exhaustivité est d’autant plus attendue qu’un procès-verbal est la seule trace de la réunion tenue, classée dans les archives du comité. Ainsi, dans en cas de différend, les représentants élus se réfèrent au contenu du PV.
Transfert de la VP à l’Employeur
S’ il n’y a pas d’accord entre l’employeur et les syndicats, le secrétaire dispose de 15 jours pour présenter et envoyer le procès-verbal de la réunion à l’employeur. Ce dernier pourra le consulter et faire des commentaires lors de la prochaine réunion.
Certaines situations exceptionnelles peuvent réduire considérablement ce temps :
- 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour des raisons économiques ;
- 1 jour en cas de liquidation ou de redressement judiciaire.
En ce qui concerne la publicité des VP de réunion, elle n’est pas obligatoire, mais leur diffusion via la signalisation ou sur l’intranet de l’entreprise permet aux employés d’informer les employés sur le travail effectué quotidiennement par le CST : les positions qu’ils défendent et les actions qu’ils tentent de mettre en œuvre.
Déléguer la rédaction de la réunion PV
Si les élus expriment leur accord lors d’un vote en séance plénière, le secrétaire du CST a la possibilité de recourir à un prestataire de services spécialisé pour se décharger du processus de rédaction et se consacrer à d’autres tâches. Il revient à lui puis il suffit de vérifier la véracité et la qualité du photovoltaïque fourni par l’éditeur professionnel.
Bon à savoir
Le prestataire est rémunéré par le budget de fonctionnement.
L’ éditeur peut demander l’enregistrement des sessions afin de faciliter le travail de transcription. L’autorisation accordée, le cas échéant, doit être incluse dans le règlement intérieur, accompagnée des indications suivantes :
- Qui a accès aux enregistrements ?
- Pour combien de temps ?
- Quelle est la durée de conservation ?
Ces ajouts encadreront fermement cette pratique et créeront un climat de confiance qui permettra aux élus de s’exprimer sans retenue, qu’ils soient volontaires ou non.
Considéré comme la mémoire, la voix et les oreilles du CES, le secrétaire assume une variété de missions qui le rendent indispensable et précieux au quotidien.
L’ article a répondu à ces questions
- Quel est le rôle du secrétaire du CES ?
- Comment le secrétaire est-il nommé ?
- Qui peut devenir secrétaire ?
- Quelles sont ses tâches ?
- Peut-il déléguer certains d’entre eux ?
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- Article L2315-23 du Code du travail : le Comité social et économique nomme un secrétaire et un trésorier.
