comment implémenter un logiciel de gestionDans cet article, je vais décrire notre vie quotidienne ! J’ai décidé de tout vous dire sur notre métier, en expliquant dans une entreprise.
Plan de l'article
1. Analyse des besoins
QuiOù : Le Chargé d’affaires et un consultant fonctionnel : Dans l’entreprise et dans le bureau
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C’ est l’une des étapes les plus importantes, sinon même les plus importantes. Le directeur d’entreprise rencontrera l’entreprise pour apprendre à connaître et à comprendre son organisation. L’objectif est de bien comprendre les besoins de l’entreprise et surtout les enjeux liés à un tel projet.
Comprendre les enjeux
« Nous passons trop de temps à répéter la même information plusieurs fois ! Si je veux continuer à croître, je dois constamment embaucher des employés. Je suis sûr que nous pourrions gagner du temps si nous n’avions pas à rassembler les informations 3-4 fois »
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de savoir ce qui les dérange au quotidienÀ ce stade, nous ne parlons pas de « besoins » parce que les entreprises ne savent pas toujours ce dont elles ont besoin. Il est nécessaire de prendre le temps de discuter, de comprendre comment ils fonctionnent, .
Analyse des besoins
Une fois que le chef d’entreprise a clairement identifié les problèmes, il fait appel à un consultant fonctionnel pour l’accompagner dans l’entreprise. C’est une étape un peu plus technique, car en général, nous entrons vraiment dans le processus de gestion. Nous analysons étape par étape le fonctionnement de l’entreprise.
« Tout d’abord, les représentants commerciaux font un devis directement à leur client, puis il est envoyé à l’ADV qui les transforme en une commande, puis dans BL et facture. Entre deux, le service des achats passe la commande de l’équipement, etc. »
Orientation vers un ou plusieurs logiciels
Sur la base de l’analyse que nous avons effectuée à l’étape ci-dessus, nous sommes en mesure d’offrir à l’entreprise des logiciels adaptés à ses besoins. Parce que, comme nous l’avons dit dans un article précédent, il n’y a pas de logiciel meilleur ou pire, il y a simplement un logiciel adapté à chaque activité. Nous sélectionnons donc un ou plusieurs logiciels que nous montrerons à l’entreprise, ce que nous appelons la « démo ». Cela permettra d’affiner un peu plus le choix afin qu’il ne reste qu’un seul : Le plus approprié
Le rapport d’analyse et la proposition commerciale
Maintenant que nous avons compris les problèmes, les besoins et que nous connaissons le logiciel le plus approprié, nous serons en mesure de rédiger notre rapport. Dans général, nous creusons ce rapport en plusieurs parties :
- L’ analyse de l’existant, qui nous permet de décrire comment l’entreprise fonctionne actuellement
- La solution proposée, qui permet de décrire ce que le nouveau logiciel va faire
- L’ état d’avancement du projet, qui nous permet de décrire comment nous allons le faire pour compléter l’intégration
- Le budget
Une fois que nous aurons convenu du budget, nous pourrons commencer à travailler.
2. Configuration du logiciel
QuiOù : Le consultant fonctionnel : Chez le client
Après avoir validé le rapport d’analyse et le budget d’intégration, nous nous concentrons sur le sujet, la mise en œuvre. Le consultant effectuera le travail directement chez le client, lui permettant d’être en contact avec les équipes pour préciser les points sans perdre de temps.
Installation
C’ est souvent la première étape, c’est l’installation « physique » du logiciel sur le serveur du client et sur les stations utilisateur. (N.D.A. Cette étape doit disparaître avec la démocratisation du nuage, car le logiciel est déjà installé).
Le paramétrage
Il s’agit d’adapter le logiciel aux activités et aux processus du client . Une société de services n’aura pas besoin des mêmes fonctions, comme une entreprise de construction et vice versa.
Restauration des données
s’agit d’une étape cruciale, car il s’agit de Il récupérer les informations que le client a déjà sur l’ancien logiciel ou Excel. Cela permet à l’entreprise de ne pas commencer à partir de zéro et de commencer sur le nouveau logiciel avec toute son histoire.
3. Formation des utilisateurs
QuiOù : Le consultant fonctionnel/formateur : chez le client ou dans la salle de formation à l’intégrateur
Je n’ai pas pu vous expliquer comment mettre en place un logiciel de gestion dans une entreprise, sans parler de formation. Parce que c’est agréable d’avoir le meilleur logiciel, de l’avoir installé et configuré parfaitement, si personne ne sait comment l’utiliser.
Cette étape est décisive dans la réussite du projet : Comment les utilisateurs rejoindront ce nouvel outil. En théorie, si nous suivons les méthodes de changement, la formation n’est qu’une formalité.
Plus précisément, le formateur consultant organisera des séances de formationquestions/réponses pour expliquer le fonctionnement du nouveau système. L’idéal étant de faire plutôt des demi-journées de formation, pour garder en efficacité. Les soins doivent également être emmené à des sessions d’espace, afin que les utilisateurs aient le temps de s’entraîner de leur côté. Cela permet d’organiser des séances de lors des sessions ultérieures et ainsi de progresser sur des questions concrètes.
A la fin de ces cours, les utilisateurs sont autonomes et peuvent travailler sur le nouveau logiciel.
4. Assistance quotidienne (Bonus)
QuiOù : Le service Hotline (ou dans les plus petites structures, le consultant fonctionnel) : Dans le bureau en maintenance à distance (sauf gros problème)
Ce n’est pas parce que le projet est terminé et que les utilisateurs sont formés, qu’ils se retrouveront seuls dans le monde ! Nous sommes ici tous les jours pourune aide annuelle répondre à leurs questions et les aider en cas de doute. C’est ce qu’on appelle .
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